Décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023 relatif aux informations à communiquer aux salariés lors de l’embauche

Pour rappel, la loi « DDADUE » du 9 mars 2023, transposant la Directive européenne du 20 juin 2019, a renforcé l’obligation d’information de l’employeur sur les éléments de la relation de travail en insérant un nouvel article L 1221-5-1 dans le Code du travail, aux termes duquel l’employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail

(voir notre Flash info du 25 mars 2023). 

Un décret en Conseil d’État fixant les modalités d’application de ces dispositions, notamment la liste des informations à transmettre au salarié, était attendu pour la fin du premier trimestre 2023.  Ce décret est enfin paru. 

Ainsi, le décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023, paru au Journal officiel du 31 octobre, précise les informations relatives à la relation de travail que doit délivrer l’employeur au salarié, ainsi que les modalités d’établissement et de délivrance de celles-ci.

Les informations à fournir au salarié

Le décret du 30 octobre 2023 énumère les éléments d’information sur la relation de travail que doit fournir l’employeur à tout salarié dans un nouvel article R. 1221-34 du Code du travail.

Ces informations comportent à minima :

• L’identité des parties à la relation de travail et, le cas échéant, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;
• Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
• L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
• La date d’embauche et pour un CDD, la date de fin du contrat ou la durée prévue ;
• La durée et les conditions de la période d’essai*, 
• Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 du Code du travail (adaptation des salariés à leur poste de travail) * ;
• La durée du congé payé ou les modalités de calcul de cette durée* ;
• La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail* ;
• Les éléments de la rémunération indiqués séparément, y compris les majorations pour heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement* ;
• La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes* ;
• Les conventions et accords collectifs applicables au salarié ;
• Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées*.

Lorsqu’un salarié, exerçant habituellement son activité professionnelle en France, est appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives, cette liste est complétée des informations suivantes (C. trav., art. R. 1221-36 nouv.) :

• Le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;
• La devise servant au paiement de la rémunération* ;
• Les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
• Des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.

En cas de détachement au sein de l’UE ou de l’EEE, le salarié concerné est par ailleurs informé (C. trav., art. R. 1221-36 nouv.) : 

• De la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable dans l’État d’accueil*, 
• Des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture, 
• Ainsi que de l’adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil.

Pour certaines des informations précitées (*), un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires, ou aux stipulations conventionnelles suffit.  

A noter que le décret du 30 octobre 2023 contient également des dispositions spécifiques relatives aux informations à communiquer aux gens de mer. 

Le délai de transmission des informations

Le décret du 30 octobre 2023 précise également le délai maximal accordé à l’employeur pour délivrer chacune des informations précitées. 

Les informations suivantes doivent être communiquées au plus tard le 7ème jour calendaire à compter de la date d’embauche du salarié : 

• L’identité des parties, 
• Le lieu de travail, 
• L’intitulé du poste, 
• La date d’embauche, 
• La date de fin ou la durée prévue du CDD, 
• La période d’essai, 
• Les éléments constitutifs de la rémunération et à la durée de travail. 

Les autres informations sont communiquées au plus tard un mois à compter de la date d’embauche.

Sans préjudice de ces délais, en cas de départ à l’étranger, l’information doit avoir lieu au plus tard avant le départ du salarié.

Les modalités de transmission des informations

Le décret du 30 octobre 2023 crée un nouvel article R. 1221-39 du Code du travail qui précise les modalités de transmission des informations par l’employeur. 

L’employeur doit adresser les informations requises :

• soit sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
• soit sous format électronique, à condition que :
  • le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ; 
  • les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
  • l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

L’article R. 1221-40 nouveau du Code du travail ajoute qu’en cas de modification des informations transmises au salarié en cours de contrat, l’employeur remet au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification, selon les modalités ci-avant exposées. 

Par exception, l’employeur n’est pas tenu par cette obligation lorsque la modification d’informations résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.

Le mécanisme de mise en demeure préalable

Pour rappel, la loi « DDADU » a instauré une possibilité de saisine de la juridiction prud’homale par le salarié qui n’a pas reçu les informations nécessaires dans le délai requis (informations inexistantes ou incomplètes). Cette saisine est cependant conditionnée à une mise en demeure préalable de l’employeur (C. trav. art. L 1221-5-1, al. 2 nouveau).

L’article R. 1221-41 nouvellement créé par le décret du 30 octobre 2023 précise que ce n’est qu’en l’absence de transmission des informations dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure que le salarié peut saisir le juge prud’homal afin d’obtenir les informations manquantes ou incomplètes.

Les informations spécifiques aux salariés en CDD ou en intérim sur les postes en CDI

Pour rappel, la loi « DDADUE » a instauré un mécanisme permettant aux salariés en CDD, justifiant dans l’entreprise d’une ancienneté continue d’au moins 6 mois, de demander à l’employeur de les informer des postes en CDI à pourvoir au sein de l’entreprise (C. trav., art. L.1242-17 modifié). S’agissant des salariés intérimaires, la même obligation d’information pèse sur l’entreprise utilisatrice lorsque celui-ci justifie d’une ancienneté continue d’au moins 6 mois au sein de cette dernière (C. trav., art. L.1251-25 modifié).

Cette demande peut être réalisée par tout moyen donnant date certaine à sa réception précise l’article 2 du décret du 30 octobre 2023 (C. trav., art. D. 1242-8). 

L’employeur, ou l’entreprise utilisatrice, fournit par écrit la liste des postes correspondant à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Par exception, il n’est pas tenu par ces exigences lorsque le salarié a déjà formulé deux demandes lors de l’année civile en cours. 

Dans les entreprises de moins de 250 salariés, la réponse peut être apportée oralement au salarié à compter de la deuxième demande, si cette réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande.

La date d’entrée en vigueur des obligations

L’article 7 du décret du 30 octobre prévoit que ces nouvelles dispositions sont applicables à toute embauche intervenant à compter du 1er novembre 2023, mais également aux salariés dont le contrat est en cours au 1er novembre 2023. 

Pour les contrats en cours au 1er novembre, l’article précité précise que lorsqu’une ou plusieurs informations n’ont pas été communiquées à un salarié recruté antérieurement au 1er novembre 2023, l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d’y répondre dans le délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information. 

A noter qu’un arrêté ministériel fixant les modèles de documents que l’employeur adressera au salarié est attendu. Mais l’employeur est tenu de fournir les informations requises par le décret sans attendre la publication de cet arrêté.